envelope confware@molcomp.hu phone +36-30-960-3049

Rendszermodulok

A ConfWare online rendszer moduláris felépítésű, ezért minden esetben
az adott konferenciához szükséges modulok lesznek üzembe állítva.

Személyes adatok (Personal data)

A rendszerbe való regisztráláskor kell kitölteni, ez a rendszer alapja, tehát mindig aktív űrlap. Ez kapcsolja össze az egy jelentkezőhöz tartozó adatokat. Résztvevői kategória, név, munkahely, cím- és kontakt adatok szerepelnek rajta. Az e-mail cím kitöltése kötelező, csak érvényes e-mail címmel rendelkező résztvevő tud átjutni az autentikációs folyamaton és bekerülni a rendszerbe. A személyes adatok megadása csak ezen egyszeri alkalommal szükséges, a továbbiakban a rendszer az egyedi azonosító és jelszó alapján felismeri és belépteti a jelentkezőt.

Kísérő személyek (Accompanying persons)

Kísérők megadása egyenként, név szerint. A kísérők a résztvevőhöz tartoznak, önálló kísérő nem vehető fel. A kísérőkhöz kísérői részvételi díj tartozik.

Résztvevői kategória (Participant's category)

A résztvevői kategóriákba sorolás lehetőséget ad arra, hogy a különböző kategóriákhoz eltérő szolgáltatásválasztékot lehessen hozzárendelni, eltérő díjakkal, eltérő pénznemekkel, eltérő rendszernyelv-használattal (magyar-angol), ezáltal a rendszer sokkal praktikusabban "hangolható" be az eltérő típusú résztvevőkre. A résztvevő csak a saját kategóriájához tartozó szolgáltatásokat és díjakat látja és választhatja, a más kategóriákhoz tartozókat nem.

Regisztrációs kategória (Registration category)

A részvételi díjkategóriák megadására szolgáló modul. A résztvevők díjkategória szerinti csoportosítását illetve a kísérők díjkategóriáját lehet felvenni és beállítani. Dátumok díjkategóriához való rendelésével a "korai", "késői" illetve "helyben fizet" díjtételek hozzárendelhetők az adott kategóriához. Az adminisztrációs felületen keresztül a már nem választható díjkategória lezárható. 
Tetszőleges számú részvételi díj kategória felvehető a fizetés ideje (earlybird/late/on-site), illetve a résztvevő státusza szerint (academic/industrial, member/non member, student, accompanying person).

Előadás bejelentés (Abstract submission)

Tudományos rendezvények nélkülözhetetlen modulja. A weben keresztüli előadásbejelentés teszi lehetővé, hogy az arra kijelölt bírálók online tudják elbírálni az előadásokat, bárhonnan és bármikor, a saját számítógépük mellől. Az űrlapon az előadás címe, a szerzők neve és munkahelye, a választott tématerület (vagy szekció), az előadástípus megjelölése (szóbeli/poszter), kulcsszavak és a szóbeli előadáshoz igényelt technikai eszközök kiválaszthatósága szerepel. Az előadás ily módon történő bejelentése után van lehetősége a bejelentőnek feltöltenie az előadáskivonatot a megfelelő formátumokban adatbázis szerverünkre. Lehetőség van ettől eltérő módon az előadás szövegének közvetlenül az űrlap megfelelő mezőjébe történő beillesztésre is, ehhez csak ASCII karakterek használhatók. Ugyancsak lehetőség van szükség esetén a teljes előadás (full paper) feltöltésére is.

Előadás bírálati modul (Review system)

Az arra jogosultságot kapott bírálók az Interneten keresztül (titkosított kapcsolat, jelszavas védelem) elvégezhetik a hozzájuk besorolt előadások értékelését, majd ezután meghozhatják a végleges minősítést. A bírálati szakasz lezárultával a különböző kategóriákba besorolt előadások szerzőit a rendszer által kiküldött kör-email segítségével értesítik ki az eredményről. Az e-mail szövege kategóriánként tetszőlegesen változtatható.

Tud. program összeállítás (Sci. prog. assembly)

A besorolt előadásokat a megfelelő jogosultsággal felruházott szekcióelnökök, vagy tudományos bizottsági tagok az Interneten keresztül hozzárendelhetik a tudományos program megfelelő időpontjához. A sorrend bármikor módosítható, a rendszer figyeli, hogy az adott időkeret ne legyen túllépve.

Szállásfoglalás (Accommodation)

A szervezők által kínált szálláshelyek listájából történő szállásválasztást tesz lehetővé. Adott szállodából több szoba kiválasztása, illetve több szállodából való szobaválasztás is lehetséges. A szoba tulajdonságok (egy/kétágyas, különleges felár, pl. Dunára néző) mellett a résztvevő az érkezés és távozás dátumának megadásával foglalja a szállást a kívánt napokra. A fizetési feltételek az admin oldalról konfigurálhatók. A modul kezeli az osztott szobás összerendeléseket is, valamint a beépített kontingenskezelésnek köszönhetően automatikusan zárja le a betelt szobatípus választhatóságát.

Transzfer (Transfer)

A rendszerben transzfer tételek vehetők fel, melyeket a résztvevők tételenként választhatnak. Megadható az érkezési idő és a járatszám pl. külföldről érkezéskor egy Budapest-vidék transzferhez.

Társas programok (Social Programmes)

A szervezők által megadott választható programok listája, melyekből a jelentkező megrendelheti a számára megfelelőket a résztvevő személyek számának megadásával.

Ebédek (Lunches)

Lehetőség van a rendszerben a szervezők által biztosított, de a részvételi díjba nem foglalt ebédek megrendelésére napi bontásban, többféle kategóriában (pl. vegetariánus ebéd).

Fizetés (Payment)

A fizetési űrlapon összeadódnak a kiválaszott tételek, a résztvevő látja a fizetendő összeget. Itt nyilatkozik a számlázási címről (megadható az intézményétől eltérő cím), illetve a fizetés módjáról. A hagyományos banki átutaláshoz szükséges banki adatok szerepelnek az űrlapon.

Rendszerünkben lehetőség van online kártyaelfogadási fizetési módot is beállítani, ekkor a megfelelő ellenőrzések után a fizetési tranzakció azonnal megtörténik. A tranzakció sikerességéről és összegéről mind a befizető, mind a kártyaelfogadó (a szervező iroda) e-mail értesítést kap. Jelenleg a következő online fizetési rendszerhez tud kapcsolódni a ConfWare: a CIB Bank eCommerce, a K&H Bank, a SimplePay, a WireCard és a PayPal.

Virtuális szekciók (Virtual sessions)

Új ConfWare funkció! A modulban online szekciókat lehet felvenni a hozzájuk tartozó élő közvetés linkek adataival, illetve már előre rögzített videók linkjeivel. Így a rendszerből online szekció közvetítések vagy videók indíthatók (Zoom, Youtube stb.) a megtekintésükre jogosult regisztráltak által, akiket a rendszer előre kiértesít a hozzájuk tartozó virtuális szekció(k) hozzéférési adatairól.

Adminisztrációs modul (WebAdmin Center)

Az adminisztrátori hozzáféréssel rendelkező szervezők, illetve Scientific/Organising Committee tagok (különbözőképpen beállítható jogosultságokkal) ezen keresztül kísérhetik figyelemmel a jelentkezések, előadás-bejelentések, szállásfoglalások és fizetések alakulását, a bírálatok eredményét a megfelelő listák lekérdezésével, valamint ezen a modulon keresztül tudják sokoldalúan konfigurálni a rendszert. Innen küldhetők tetszőleges tartalmú kör e-mail üzenetek a jelentkezetteknek, illetve bírálati eredmény kiértesítések az előadásokat beküldőknek.